ペーパーレス化の進め方

こちらのページでは、ペーパーレス化について紹介します。ペーパーレス化を行う際の手順やツール、注意点などをまとめました。

ペーパーレス化とは？

「ペーパーレス化」とは紙をなくすことを指します。ビジネスの現場では紙に印刷された資料や文書などが多く使われていますが、これらを無くし生産性を向上しようという取り組みです。

また、ペーパーレス化によってリモートワークなど多彩な働き方に対応できるようになる、紙の資料や文書をデジタル化すると情報の検索性も向上するといったメリットもあります。

ペーパーレス化の手順

ペーパーレス化に取り組む場合には、下記のような手順で進めていきます。

目的を明確化する

はじめにペーパーレス化する目的を定めることが大切です。さらに目的を策定した上で経営層がリードすることによって全社的な取り組みとして進めていけるようになります。

どの紙媒体を対象とするかを決める

一気に全ての書類をペーパーレス化する必要はなく、最初に取り組む対象を決定してだんだん範囲を広げていくと良いでしょう。例えば会議資料や稟議書などは社内調整がしやすいためペーパーレス化に取り組みやすいといえます。

ツールの選定を行う

ペーパーレス化を行う目的と対象に合わせたツールを選定します。さまざまなツールがあり、現在はクラウドサービスも提供されていますので、自社が抱えている課題を解決できるのはどのツールなのかを検討しながら選びましょう。

ルールを策定し、関係者への説明などを行う

ペーパーレス化を進める場合、現場の混乱を引き起こさないよう事前に業務フローや運用ルールを策定します。

さらに、運用開始前には関係者とのすり合わせも大切です。ペーパーレス化を行う目的やメリットなどを十分に説明し、不安があれば取り除いていくといった点を丁寧に行っていきましょう。ルールの策定・社員への周知を行った上で実際にペーパーレス化の運用をスタートします。

実行と改善を繰り返す

運用開始後は社員からの報告を呼びかけ、その報告をもとにして効果の分析を行っていきます。もし、問題がある場合には改善を行います。さらに、初めに設定した目的に対して効果がどの程度出ているかの分析も行うことにより、精度を徐々に高められます。

ペーパーレス化の方法

ペーパーレス化を行うためには、さまざまな方法があります。どのようなサービスがあるかぜひ参考にしてみてください。

OCR

印刷された文字や手書き文字をイメージスキャナやデジタルカメラによって読み取り、デジタルの文字コードに変換する技術を「OCR」と呼んでいます。画像から文字だけを取り出す際に便利な方法です。

クラウドストレージ

インターネットを介してデータを保管できるサービスです。インターネットにつながる環境があれば、社内にいなくてもファイルの共有や編集が可能です。このサービスは、テレワークを行う際にも活用できます。

また、クラウドストレージを活用してファイルを共有できるため、メールでファイルを誤送信するといったリスクを減らすことにもつながります。

文書管理システム

業務で使用する文書をデジタル化した上で、効率よく文書管理を行うためのシステムです。例えば文書に対する権限の付与や自動破棄などにも対応できます。

しっかりと文書を管理できるほか、共有・更新がしやすいといったメリットがあるシステムです。文書の作成から破棄までの流れをシステム上で完結できるため、ペーパーレス化に役立てられます。

ペーパーレス化の注意点

企業内でペーパーレス化を行う際には、さまざまな面に注意をする必要があります。

従業員に説明を行って理解を得る

ペーパーレス化を行う場合には、従業員に十分に説明をして理解を得ることが非常に大切です。新たな取り組みを行う際には、どうしても現場の従業員の負担は増えてしまいます。プロジェクトをできるだけスムーズに進めるためにも現場の従業員からの理解を得ることが重要なのです。

また運用にあたっては従業員の声に耳を傾け、取り入れることもポイントのひとつとなってきます。

全ての文書をペーパーレス化できるとは限らない

社内にはどうしても紙での提出が必要な書類もあるため、必ずしも全ての文書をペーパーレス化できるわけではないといった点はあらかじめ念頭においておきましょう。その上で、どの部分であればペーパーレス化できるのかといった点を十分に検討した上で、徐々に対応していくことが大切です。

システム障害などにも備えておく

ペーパーレス化を行う場合には、システム障害などのリスクに備えることも大切です。ここを怠ると、システム障害が発生した場合にはデータにアクセスできず、業務が滞ってしまう可能性もあります。

対策としては、データをバックアップしておく方法が考えられます。万が一システム障害が発生した場合にはバックアップに切り替えれば業務への支障を小さくすることが可能です。また、クラウドサーバーの利用により万が一の災害時へのリスクにも備えられます。

ペーパーレス化の事例

ここでは、ペーパーレス化の例をご紹介します。

経費精算をペーパーレス化

経費精算を紙ではなく電子申請に変更する、といった取り組みはペーパーレス化の代表的なものといっても良いでしょう。紙での申請を行う場合、上司が不在にしていると決済が滞ってしまい経費申請が進まないといったケースがありますが、電子申請を取り入れるとWeb上での決済が行えるためスムーズに進められるといったメリットもあります。

電子契約を活用する

これまで紙媒体を使用して契約の締結を行っていた部分を、クラウドサービスなどの活用によりWeb上で契約書を取り交わす電子契約もペーパーレス化のひとつといえます。電子契約を利用する場合には、双方で契約書内容を事前に確認し、電子印の押印によって契約が締結されます。契約書を郵送する手間や時間も省けるため、迅速な処理が可能となります。

ペーパレス化についてのまとめ

• ペーパーレス化は紙を電子化し、業務の効率を図れる
• 一気にペーパーレス化を行うのではなく、段階的にペーパーレス化を進める
• ペーパーレス化を行う際には現場の社員の理解を得ることも大切

企業ではさまざまな書類が用いられています。中にはペーパーレス化が難しいものも含まれていますが、可能な範囲で紙を減らしていくことによりさまざまなメリットが得られます。現場の社員の理解を得る、システムトラブルなどのリスクに備えるなどしながら、できるところから徐々にペーパーレス化に取り組んでみると良いでしょう。

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